Privacy beleid
CTSN Group en haar dochterondernemingen (CTSN B.V. , Diagnose B.V., CTSN Events B.V. , CTSN Services B.V. ) Hierna te noemen CTSN, verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens en is zich bewust van de gevoeligheid en de risico’s die het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens met zich meebrengt. Overeenkomstig de nieuwe privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), heeft CTSN dan ook als doel om jouw persoonsgegevens zo veilig en transparant mogelijk te verwerken.
Het hieronder beschreven beleid omschrijft o.a. welke gegevens wij van jouw verwerken, waarom wij deze gegevens nodig hebben, hoe lang wij de gegevens bewaren en hoe wij de veiligheid borgen.
Het beleid heeft betrekking op huidige en voormalige medewerkers en inhuurpersoneel.
Welke Persoonsgegevens verwerken wij
CTSN verwerkt de volgende gegevens;
- Identificatiegegevens; naam, adres, woonplaats, geboorteplaats en -datum, geslacht
- Telefoonnummer
- E-mail adres
- Burgerlijke staat
- Contactpersonen (in geval van nood)
- Arbeidsgeschiktheid gegevens
- BSN nummer
- Bankrekeningnummer
- Kopie paspoort/Identiteitskaart
- (Interne) Trainingscertificaten en prestatie- en beoordelingsdocumentatie, inclusief officiële waarschuwingen en andere vormen van vastleggingen
- CV inclusief opleiding- en werkhistorie
- Functie, functieomschrijvingen, loonschalen, pensioenvoorzieningen, werkuren en andere arbeidsvoorwaarden
- Verlofuitgifte
- Deelname aan vakbond (voor zover lidmaatschapsbetaling loopt via de werkgever)
- VOG
- Lokatie- en aanwezigheidsinformatie (alleen gedurende de uitvoering)
Hoe verzamelen wij jouw gegevens en waar slaan wij deze op
Wij verzamelen op verschillende momenten en op diverse manieren;
- Bij sollicitatie en indiensttreding; Dit zijn de gegevens die je in je C.V. hebt staan en die je invult op diverse formulieren
- Gedurende je dienstbetrekking bij CTSN; informatie over aanvullende trainingen, operationele prestaties, voortgang, aan- en afwezigheid
- In voorkomende gevallen verkrijgen wij informatie van derden; politionele diensten (screeningresultaten), werkgever (bij inhuur), UWV, Incassobureaus en arbodiensten
De persoonsgegevens worden allen opgeslagen in bedrijfssoftware, iT systemen of het papieren personeelsdossier
Cookies
CTSN maakt gebruik van cookies, een bestand dat op de harde schijf van je computer wordt opgeslagen wanneer je de CTSN website bezoekt. Wij gebruiken cookies om het gebruik van de website te meten en website te verbeteren.
De informatie die wij verzamelen met behulp van cookies is specifiek voor de PC en bevat geen persoonsgegevens. CTSN verzamelt gegevens aangaande de datum en tijd van het bezoek naar de website, welke pagina’s er bekeken zijn en of deze pagina’s correct zijn weergegeven.
De cookies kunnen verwijderd of geblokkeerd worden, door de instellingen op de computer te wijzigen. Wijziging van de instellingen zou kunnen leiden tot disfunctioneren van functies of weergave van de websites die bezocht worden.
Waarom verwerkt CTSN deze gegevens
CTSN houdt zich aan de wettelijke kaders als het gaat om de reden(en) van het verwerken van
persoonsgegevens en zal dus alleen gegevens verwerken om één van de onderstaande redenen;
- Vanwege een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het voeren van een personeelsadministratie)
- Omdat gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant
- Wettelijke verplichtingen
- Toestemming die wij rechtstreeks hebben verkregen van jou (bijvoorbeeld bij het nemen van
foto’s) - Vitaal belang (bij grote incidenten)
In algemene zin zal CTSN om de eerste drie redenen jouw gegevens verwerken om er zeker van te zijn dat
jij jouw functie kunt uitvoeren zoals overeengekomen en dat (salaris)betalingen doorgang kunnen vinden.
Het grootste gedeelte van de gegevens verwerkt CTSN vanwege een gerechtvaardigd belang, zodat CTSN
kan zorgdragen voor:
- Salarisbetalingen en wettelijke afdrachten
- Een optimaal HR-beleid ten behoeve van de werknemer en de organisatie, waaronder maar niet
uitsluitend;- Het nemen van de juiste beslissingen bij indiensttreding, promoties en ontslag
- Het correct bijhouden van je personeelsdossier zoals belangrijke wijzigingen
- Ontwikkeling van personeel, zoals trainingen, operationele prestaties en de voortgang
hierin - Een goed verzuimbeleid, zoals de registratie van frequentie en stappenplannen bij reintegratie
- Een goede personeelsplanning, waaronder registratie van vrije dagen en (bijzonder) verlof
- Het nakomen van cao-afspraken
- Een goede inrichting van administratieve en IT-systemen, zodat deze beveiligd kunnen worden
tegen niet geautoriseerde toegang - Een goed organisatiebeleid en strategische planning
- Het nakomen van de afspraken met de klant
- Het voorkomen van frauduleuze praktijken
Bijzondere gegevens
De nieuwe wetgeving beschrijft ook bijzondere persoonsgegevens. De bijzondere gegevens die wij van jou
verwerken zijn:
- Gezondheid; Bij verzuim en vervolgstappen
- BSN-nummer; Voor o.a. De wettelijke afdrachten en belasting
Voor deze categorie van gegevens gelden striktere regels. Deze gegevens worden door ons verwerkt,
vanwege één of meerdere redenen hieronder;
- Jij hebt ondubbelzinnig toestemming gegeven
- Wij moeten deze gegevens verwerken om onze wettelijke verplichtingen uit te kunnen voeren
- Wij moeten deze gegevens verwerken vanwege publiek belang
Wat als je je persoonsgegevens niet ter beschikking stelt
Het niet kunnen verwerken van bepaalde gegevens kan leiden tot het niet correct kunnen uitvoeren van
je werkzaamheden of dat CTSN niet kan voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Dit zou dus kunnen
leiden tot het niet kunnen voortzetten van een indiensttreding of het dienstverband.
Delen van persoonsgegevens en Verwerkers
Intern zal CTSN alleen gegevens delen met die collega’s die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun
functie, zoals leidinggevenden, HR, salarisadministratie en de afdeling planning.
Waar noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, zal CTSN-informatie delen met derden. Dit
kan bijvoorbeeld zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant, wettelijke verplichtingen of
trainingsdoeleinden.
CTSN zal je persoonsgegevens niet delen met personen of entiteiten buiten de Europese Economische
Ruimte (Dit is de EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein), zonder onderzocht te hebben of het
desbetreffende land afdoende privacywetgeving heeft.
Bescherming van jouw persoonsgegevens
CTSN zal alles doen om jouw data te beschermen. Wij hebben dan ook een reeks van technische en
organisatorische maatregelen genomen. Waar wij informatie delen met derden, hebben wij
overeenkomsten afgesloten met hen, om de bescherming van je persoonsgegevens te borgen met
maatregelen en afspraken die voldoen aan de wettelijke regelgeving
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens
Conform de wettelijke regelgeving, bewaren we jouw gegevens voor zolang het noodzakelijk is. In de regel
zal dit voor de duur van je dienstbetrekking zijn. In voorkomende gevallen zal dit langer zijn om te kunnen
voldoen aan wettelijke regelgeving.
Type persoonsgegevens | Bewaarperiode |
---|---|
Sollicitatie informatie (afwijzing) | Direct na afwijzing |
Identificatiegegevens niet zijnde kopie paspoort, (bijvoorbeeld kopie rijbewijs) |
Direct na uitdiensttreding |
Verzuimgegevens | 2 jaar na uitdiensttreding* |
Verslag van ongevallen | Gedurende arbeidsduur van het gehele leven |
Gegevens die van fiscaal belang zijn voor salarisadministratie | Conform wetgeving, maximaal 7 jaar |
Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs van de exwerknemer | Maximaal 5 jaar na uitdiensttreding |
Documentatie aangaande operationele prestatie, zoals voortgangsrapportages, kwaliteitstesten, functioneringsgesprekken. |
Maximaal 2 jaar |
Gegevens aangaande trainingen | Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding |
Officiële waarschuwingen, klachten, gespreksnotities | 1 jaar** |
* Wettelijke uitzonderingen kunnen van toepassing zijn
** Tenzij er sprake is van herhaling van de redenen van de waarschuwing OF als er waarschuwingen en klachten zijn van een
andere aard
Automatische beslissingsvorming
CTSN maakt geen gebruik van profilering of automatische besluitvorming. Profilering houdt in dat er
sprake is van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waarbij aan de hand van
persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd
Wat zijn je rechten ten aanzien van persoonsgegevens
Je hebt een aantal rechten ten aanzien van jouw gegevens;
- Het recht op dataportabiliteit; Het recht om je persoonsgegevens over te dragen aan een
andere partij - Het recht op vergetelheid ; Het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit is alleen van toepassing
als:- De gegevens niet meer nodig zijn voor de voor de doeleinden waarvoor de gegevens
verwerkt - Jij je toestemming intrekt die eerder nadrukkelijk afgegeven is door jou*
- Je bezwaar maakt tegen de verwerking
- De organisatie jouw gegevens onrechtmatig verwerkt
- De wettelijk bepaalde bewaartermijnen verstreken zijn
- De gegevens niet meer nodig zijn voor de voor de doeleinden waarvoor de gegevens
- Recht op inzage; Het recht om de verwerkte persoonsgegevens in te zien
- Recht op rectificatie en aanvulling; Het recht om de persoonsgegevens te wijzigen.
- Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten
verwerken. - Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het
recht op een menselijke blik bij besluiten. - Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
Wanneer je je wilt beroepen op één van bovenstaande rechten, dan kun je contact opnemen met de DPO.
Wij streven ernaar om binnen 30 dagen een verzoek af te handelen. Afhankelijk van het verzoek kan het
zijn dat de afhandeling langer duurt dan 30 dagen.
* Wanneer je specifieke toestemming hebt gegeven voor een gegevensverwerking, heb je de mogelijkheid om deze toestemming
in te trekken. Dit met uitzondering van gegevens die noodzakelijk zijn vanwege specifieke wetgeving.
Klachtenprocedure
De leidende autoriteit voor persoonsgegevens in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In het
geval van klachten over de wijze waarop er met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan of waar jij geen
aanspraak kan doen op je rechten, kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens
Principes gegevensbescherming
CTSN hanteert bij het verwerken van jouw persoonsgegevens de volgende principes;
- Dataportabiliteit; op aanvraag word je in staat gesteld om inzicht te krijgen in welke gegevens er van jou verwerkt worden.
- Transparantie; CTSN stelt betrokkene(n) op de hoogte van het verwerken van persoonsgegevens en stellen hen op de hoogte van de rechten die zij hebben.
- Doelbeperking; CTSN verwerkt gegevens voor een vooraf bepaald specifiek doeleinde en zullen deze nooit gebruiken voor andere doeleinden
- Gegevensbeperking; CTSN verwerkt alleen die gegevens noodzakelijk zijn voor het doel
- Juistheid; CTSN zorgt ervoor dat je persoonsgegevens correct zijn en blijven
- Bewaarbeperking; CTSN bewaart alleen gegevens, zolang deze noodzakelijk zijn voor het doel (Zie ook bewaartermijnen)
- Integriteit en vertrouwelijkheid; CTSN ziet erop toe dat er voldoende fysieke en technische maatregelen zijn om diefstal, vernietiging en oneigenlijk gebruik van jouw gegevens te voorkomen
- Verantwoordingsplicht; CTSN kan aantonen dat wij aan de regels van de AVG voldoen
Gegevens Verwerkingsverantwoordelijke en DPO
CTSN is een Verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat wij als organisatie de doelstellingen bepalen voor het verzamelen van de persoonsgegevens ten aanzien van medewerkers en leveranciers van personeel. Mocht je klachten, vragen hebben of je willen beroepen op je rechten, dan kun je contact met ons opnemen. Onze contactgegevens zijn:
CTSN GROUP B.V. : Kruisweg 813, 2132 NG Hoofddorp
Telefoonnummer: 0854860000
Data Protection Officer
Naam : Michael Witbraad
Functie : Manager kwaliteit en training
Contact Details 0854860000
E-mail adres: : DPONL@CTSN.NL